Tijdige en correcte elektronische zendingen zijn cruciaal om - ook bij de start van het schooljaar - de lonen van je personeelsleden correct te betalen. Het Agentschap voor Onderwijsdiensten (AgODi) en het Agentschap voor Hoger Onderwijs, Volwassenenonderwijs en Studietoelagen (Ahovos) zorgen daar voor. In sommige gevallen zijn er ook nog papieren documenten nodig.
Sinds het schooljaar 2005-2006 moet je voor een nieuw tijdelijk personeelslid, - eenmalig - nog maar drie persoonlijke documenten aan het werkstation bezorgen: het bekwaamheidsbewijs, het uittreksel uit het strafregister (model 2) en een medisch attest, eventueel aangevuld met een nationaliteitsafwijking. Telkens volstaan kopies, die niet voor eensluidend verklaard moeten zijn. Daarnaast stuur je ook documenten mee met een mogelijke geldelijke meerwaarde, zoals het in aanmerking nemen van voorgaande diensten, nuttige en artistieke ervaring, haardtoelage.
Enkele tips: gebruik goed leesbare documenten, zonder nietjes, bij voorkeur op A4-formaat en vermeld op elk document het stamboeknummer. Gebruik ook altijd de meest recente aanvraagformulieren. Het werkstation baseert zich voor persoonlijke gegevens op elektronische zendingen en vraagt volgende documenten niet langer op: geboorte-, huwelijks- en echtscheidingsakte, samenstelling gezin, nationaliteitsbewijs en strookje rekeningnummer.
Voor een personeelslid dat al eerder of elders in dienst is geweest, stuur je geen persoonlijke stukken meer in. De zending van het nieuwe opdrachtenpakket volstaat, samen met de elektronische melding van de persoonlijke gegevens als die ondertussen gewijzigd zouden zijn. Informeer zeker gericht naar een eventuele wijziging van het rekeningnummer, om problemen bij de betaling te vermijden.